Єдиний реєстр довіреностей – це електронна база даних, що містить інформацію про довіреності (у тому числі їх дублікати), а також відомості про припинення їх дії.
Держателем Єдиного реєстру є Міністерство юстиції України, що забезпечує його функціонування.
Адміністратор – державне підприємство “Національні інформаційні системи”, що здійснює заходи по технічному та технологічному створенню та супроводженню програмного забезпечення Єдиного реєстру, надання доступу до Єдиного реєстру, забезпечує збереження та захист даних, що містяться у Єдиному реєстрі.
Реєстраторами Єдиного реєстру є державні нотаріальні контори, державні нотаріальні архіви, приватні нотаріуси, дипломатичні представництва та консульські установи України, що мають доступ до Єдиного реєстру через інформаційну мережу Міністерства юстиції України, вносять записи до Єдиного реєстру про посвідчені довіреності (у тому числі їх дублікати), про припинення дії довіреностей, перевіряють дійсність довіреностей (їх дублікатів) за даними Єдиного реєстру та видають витяги з Єдиного реєстру, а також виконують інші функції, передбачені цим Положенням.
Крім того, за письмовою заявою приватного нотаріуса-Реєстратора доступ до Єдиного реєстру довіреностей з метою виконання функцій Реєстратора може бути наданий помічнику (консультанту) цього нотаріуса.
Прямий доступ до Єдиного реєстру на підставі укладеного договору з адміністратором Єдиного реєстру на безоплатній основі мають:
- Національне антикорупційне бюро України,
- Національне агентство України з питань виявлення, розшуку та управління активами, одержаними від корупційних та інших злочинів,
- члени та уповноважені працівники секретаріату Вищої кваліфікаційної комісії суддів України,
- члени Конкурсної комісії, утвореної відповідно до статті 29–1 Закону України “Про прокуратуру”, за письмовим повідомленням Офісу Генерального прокурора, прокурори Офісу Генерального прокурора та органів прокуратури,
- державні реєстратори прав на нерухоме майно,
- державні реєстратори юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, які перебувають у трудових відносинах із суб’єктом державної реєстрації,
- Національне агентство з питань запобігання корупції,
- Національна поліція,
- Бюро економічної безпеки,
- Служба безпеки України,
- Державне бюро розслідувань,
- Антимонопольний комітет України,
- територіальні органи з надання сервісних послуг Міністерства внутрішніх справ України
- Автоматизований доступ до Єдиного реєстру за допомогою прикладного програмного інтерфейсу надається у передбачених законом випадках посадовим особам державних органів, Центральному депозитарію цінних паперів.
При цьому інформація з Єдиного реєстру видається у вигляді скорочених та повних витягів.
Скорочені витяги містять інформацію про:
- реєстраційний номер і дату реєстрації довіреності (її дубліката) в Єдиному реєстрі;
- номери та серії спеціальних бланків нотаріальних документів, на яких викладено текст довіреності (її дубліката) – для довіреностей, посвідчених у нотаріальному порядку;
- дату посвідчення довіреності (дата видачі її дубліката);
- строк дії довіреності;
- номер запису в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, за яким посвідчено довіреність (видано дублікат довіреності);
- відомості про особу, яка посвідчила довіреність (видала дублікат довіреності);
- відомості про посвідчення довіреності в порядку передоручення або відомості про припинення дії довіреності.
Скорочені витяги з Єдиного реєстру видаються Реєстратором на письмовий запит будь-яких фізичних та юридичних осіб, складений за формою, наведеною у додатку 3 до Положення про Єдиний реєстр довіреностей, затвердженого наказом Міністерства юстиції України 28.12.2006 № 111/5.
Повні витяги містять наступну інформацію:
- Відомості про довірителя та його представників:
- Тип, номер державної реєстрації, серійний номер та опис транспортного засобу – для довіреностей щодо транспортного засобу.
- Опис нерухомого майна, достатній для його ідентифікації, – для довіреностей щодо нерухомого майна.
- Номери та серії спеціальних бланків нотаріальних документів, на яких викладено текст довіреності (її дубліката), – для довіреностей (їх дублікатів), посвідчених у нотаріальному порядку.
- Дата посвідчення довіреності.
- Строк (термін) дії довіреності.
- Відомості про безвідкличність довіреності.
- Номер запису в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, за яким посвідчено довіреність (видано її дублікат).
- Відомості про особу, яка посвідчила довіреність.
- Відомості про передоручення.
- Відомості про видачу дубліката довіреності.
- Відомості про припинення дії довіреності (назва, номер та дата видачі документа, що є підставою для припинення дії довіреності (далі – документ-підстава); найменування юридичної або прізвище, ім’я та по батькові фізичної особи, яка видала документ-підставу; відомості про нотаріуса або іншу посадову, службову особу, яка отримала документ-підставу.
- Додаткові відомості (за необхідності), зокрема про наявність обставин, визначених абзацом другимпункту 2.1 цього Положення.
- Відомості про Реєстратора.
Повні витяги з Єдиного реєстру видаються Реєстратором – на письмовий запит (додаток 3) нотаріусів, осіб, щодо яких вчинялась нотаріальна дія, суду, прокуратури, органів, що здійснюють оперативно-розшукову діяльність, органів досудового розслідування у зв’язку з кримінальним провадженням, цивільними, господарськими, адміністративними справами, справами про адміністративні правопорушення, що знаходяться в провадженні цих органів, а також Міністерства юстиції України, територіальних органів Міністерства юстиції у зв’язку із здійсненням ними повноважень, визначених чинним законодавством України.
Витяги з Єдиного реєстру засвідчуються підписом та печаткою Реєстратора.