Підтвердженням показників податкової звітності платника податків є забезпечення належного бухгалтерського обліку відповідних господарських операцій, в тому числі дотримання вимог щодо підстав для здійснення такого обліку, якими можуть бути первинні документи, оформлені згідно з вимогами статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
З урахуванням зазначеного, право платника на формування валових витрат та податкового кредиту з податку на додану вартість є також залежним від забезпечення ведення ним належного бухгалтерського обліку відповідних господарських операцій.
Поряд з цим, у бухгалтерському та податковому обліку підприємства враховуються лише ті первинні документи, що складені за наслідками фактично проведеної господарської операції, тобто, зміст господарської операції превалює над її формою.
Згідно з приписами пункту 44.3 статті 44 ПК України платники податків зобов`язані забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, а також документів, пов`язаних із виконанням вимог – законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання – з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності.
Пунктом 44.5 статті 44 ПК України визначено, що у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, платник податків зобов’язаний у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому цим Кодексом для подання податкової звітності, та контролюючий орган, яким було здійснено митне оформлення відповідної митної декларації, надано авторизацію відповідно до Митного кодексу України або дозвіл на застосування спеціальних (у тому числі транзитних) спрощень.
При цьому, по-перше, п`ятиденний строк для повідомлення контролюючого органу рахується з моменту події, яка призвела до втрати документів, та, по-друге, платник зобов`язаний надати документи, які підтверджують саме факт такої події.
Процедуру повідомлення податкового органу про втрату первинних документів (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) наведено в Положенні про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом МФУ від 24.05.1995 №88 (в редакції від 9 липня 2021 року N 385) (далі – Наказ №88).
Згідно п. 6.10. Наказу №88 у разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітності керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.
Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.
Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи.
Копія акту надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також територіальному органу центрального органу виконавчої влади, який реалізує державну податкову політику, державну політику у сфері державної митної справи, державну політику з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, державну політику у сфері боротьби з правопорушеннями під час застосування податкового, митного законодавства, а також законодавства з питань сплати єдиного внеску, – підприємствами та місцевому фінансовому органу – установами, в 10-денний строк.
Проте, відсутність чи ненадання контролюючому органу таких документів не може свідчити про відсутність підстав для перенесення термінів проведення перевірки, за умови належного повідомлення контролюючого органу про втрату документів. До повідомлення може бути надана довідка відповідного правоохоронного органу щодо втрати документів.
Пункт 44.5 статті 44 ПК України встановлює безумовний обов`язок податкового органу перенести термін проведення перевірки до 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу, оскільки проведення перевірки правомірності формування податкового кредиту та витрат виробництва в будь – якому випадку пов`язане з необхідністю дослідження первинних бухгалтерських документів.
Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом цих 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.
При цьому норми Податкового кодексу України не передбачають іншого засобу фіксації початку перебігу 90-денного строку, ніж повідомлення про втрату, зроблене податковому органу.
Відповідно до пункту 1.4.7.1. Методичних рекомендацій щодо порядку взаємодії між підрозділами органів державної фіскальної служби при організації, проведенні та реалізації матеріалів перевірок платників податків, затверджених Наказом Державної фіскальної служби України від 31.07.2014 №22 (остання редакція відбулась 23.06.2018 № 398)(надалі – Наказ №22), у разі надходження до органу ДФС за місцем обліку від платника податків повідомлення про втрату, пошкодження або дострокове знищення документів такий орган ДФС не пізніше наступного робочого дня повідомляє про такий факт відповідний територіальний орган ДФС, що здійснює (очолює) перевірку (у разі її проведення іншим органом ДФС, ніж орган ДФС за місцем обліку) та, у разі необхідності, передає йому копії наведених вище повідомлень та отриманих від платника податків документів, що підтверджують втрату, пошкодження або дострокове знищення документів, звернення платника із заявою до правоохоронних органів тощо (за наявності).
У разі якщо під час проведення документальної перевірки або у будь-який час після прийняття рішення про проведення перевірки до її початку до відповідного територіального органу ДФС, що здійснює (очолює) таку перевірку, надійшло повідомлення платника податків про втрату, пошкодження або дострокове знищення документів, або отримано інформацію та копії протоколів про вилучення документів правоохоронними та/або іншими органами тощо (пункт 85.9 статті 85 Кодексу), у зв`язку з чим особами, які здійснюють (очолюють) перевірку, обґрунтовано встановлено неможливість подальшого проведення перевірки або її початку у терміни, визначені у наказі, такі особи складають акт про неможливість проведення перевірки довільної форми, який реєструється у Спеціальному журналі реєстрації актів.
В акті зазначаються причини неможливості продовжувати (розпочати) перевірку у терміни, вказані у направленні та наказі, та робиться відповідний запис про проведення зазначеної перевірки після усунення причин, які призвели до неможливості її проведення.
До акта додаються копії отриманих від платника податків та органу ДФС за місцем обліку документів, що підтверджують втрату, пошкодження або дострокове знищення або вилучення правоохоронними та іншими органами первинних документів, облікових та інших регістрів, фінансової та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів, а також виконання вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органив.
На підставі цього акта органом ДФС, який здійснює (очолює) перевірку, видається наказ про перенесення термінів проведення такої перевірки.
Проте слід пам’ятати, що сама по собі втрата певних документів не є безумовною підставою перенесення термінів проведення перевірки. Обов`язковою підставою перенесення терміну проведення, є саме неможливість проведення перевірки за відсутності документів, які втрачені платником податків.
Для прийняття податковим органом рішення про неможливість проведення перевірки, платник податків повинен зазначити, які саме документи втрачено (та, відповідно, можливо відновити). А податковий орган повинен визначитись, чи можливо провести перевірку без таких документів, чи необхідно дочекатись їх відновлення.
Судова практика:
Постанова ВС по справі № 420/741/20 від 11 травня 2022 року
Постанова ВС по справі №420/5748/19 від 29 червня 2022 року
Постанова ВС по справі № 640/15297/19 від 13 травня 2021 року
Постанова ВС справі №420/6598/20 від 17 серпня 2021 року
Постанова ВС справі № 420/8924/20 від 24 лютого 2022 року