Згідно з пунктами 4, 5 частини першої статті 28 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань», підставою для відмови у державній реєстрації є подання документів або відомостей, передбачених цим Законом, не в повному обсязі та подання документів, які суперечать вимогам Конституції та законів України.
Перелік документів для державної реєстрації змін складу членів, керівника, підписанта та кінцевих бенефіціарних власників (контролерів) Підприємства встановлений ч.4 ст. 17 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань» і включає, зокрема, примірник оригіналу (нотаріально засвідчену копію) рішення уповноваженого органу управління юридичної особи про зміни, що вносяться до ЄДР, та у випадку виходу/виключення зі складу засновників (учасників): примірник оригіналу (нотаріально засвідчену копію) рішення уповноваженого органу управління юридичної особи про вихід із складу засновників (учасників) та/або заяву фізичної особи про вихід із складу засновників (учасників), справжність підпису на якій нотаріально засвідчено, та/або договір, інший документ про перехід чи передачу частки засновника (учасника) у статутному (складеному) капіталі (пайовому фонді) юридичної особи, та/або рішення уповноваженого органу управління юридичної особи про примусове виключення із складу засновників (учасників) юридичної особи або ксерокопію свідоцтва про смерть фізичної особи, судове рішення про визнання фізичної особи безвісно відсутньою – у разі внесення змін, пов’язаних із зміною складу засновників (учасників) юридичної особи.
Відповідно до ч. 6 ст.6 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань», державний реєстратор під час проведення державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному реєстрі, у зв’язку із зміною частки засновника (учасника) у статутному (складеному) капіталі (пайовому фонді) юридичної особи у результаті відчуження її таким засновником (учасником) на підставі правочину, що не посвідчений нотаріально, обов’язково визначає обсяг цивільної дієздатності фізичних осіб і здійснює перевірку цивільної правоздатності та дієздатності юридичних осіб, перевіряє повноваження представника фізичної або юридичної особи.
Відповідно до ч.7 ст. 6 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань», перевірка цивільної правоздатності та дієздатності юридичної особи, зареєстрованої відповідно до законодавства України, здійснюється шляхом отримання з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань відомостей про таку особу, у тому числі її установчі документи, та перевірки відповідності реєстраційної дії, яка вчиняється, обсягу її цивільної правоздатності та дієздатності.
Таким чином, при вчиненні реєстраційних дій, пов’язаних із зміною складу засновників, розмірів їх часток, надання оригіналу Статуту є обов’язковим.